Case study · Internal B2B tool · LoopStudio · 2025

HUB — the whole team in one view, so PMs can decide better.

LoopStudio's internal tool to monitor the entire workforce: who's available, where every hour goes, and how projects are really doing — so Project Managers can make the best decisions for the company.

Role: UX/UI Designer
Type: Internal B2B tool
Scope: Talent pool, time tracking, PM dashboard
Users: Project Managers and everyone at LoopStudio

HUB dashboard with billed, non-billable and over-estimated hours and a planned vs. actual chart per project

3 pillars

Talent pool, time tracker and dashboard, connected

Whole PM team

adopted it as their tool

Built for all

designed for everyone at LoopStudio, not just PMs

1 view

for hours, availability and billing

01 · The problem

The information existed. It just wasn't in one place.

At the end of every month, Project Managers spent a lot of time building workforce reports. Data lived in different sources and had to be compared by hand, which made it hard to see who was available, where hours were going and which clients were being under-billed.

What we learned interviewing PMs

Hours were under-reportedWithout an easy way to log time, the real effort behind each project was invisible.

Data was scatteredInformation lived in multiple sources, so every report meant cross-checking by hand.

Goals

Centralize operational data
More informed decisions
Simplify time tracking

02 · The solution

Three pillars, one source of truth.

Each pillar answers a question PMs used to answer by asking around or opening spreadsheets.

01 · Talent pool

See who's available — and when.

Some people were contracted for 8 hours but working on a 4-hour project; others had a project ending in March and would be free in April. The talent pool makes that capacity visible, so PMs can staff new work with the people who are actually available.

For: Project Managers

Ops & Finance view with project cards, project managers and team members

02 · Time tracker

Every hour, logged where it happened.

Everyone at LoopStudio logs what they worked on during their day, by client and task. Over time, this shows how long each kind of task really takes on each project — the basis for better estimates.

For: everyone at LoopStudio

Time tracker: a weekly view to log hours per client and task

03 · PM dashboard

Contracted vs. actual, at a glance.

PMs log the contracted hours for each project, and the dashboard compares them with the hours actually tracked: billed hours, non-billable hours, over-estimates and the difference per project.

For: Project Managers

Hours reported in: billable days, holidays and billable vs. non-billable hours per person and project

Screens show sample data. Real figures are confidential.

03 · Key decision

Show fewer numbers — the ones that drive decisions.

The dashboard could show everything, and that was the risk. I prioritized the few metrics PMs actually act on, so the important signals — like an under-billed project — stand out at a glance instead of getting lost in a table.

Billed hoursWith the trend against last month.
Non-billable hoursWhere effort isn't turning into revenue.
Over-estimated hoursWhere planning needs adjusting.
Planned vs. actualPer project, with the difference highlighted.

04 · Status & impact

From month-end chasing to one shared view.

Still in development when I left LoopStudio in March 2026, with the PM team already using it.
Designed to replace month-end cross-checking with one centralized view.
Built so PMs could spot under-billed projects and adjust rates, contracts and allocation.

What I learned

Simple beats completeInternal tools with complex data need clear, simple interfaces — prioritizing the critical metrics made performance easy to read.
Design for everyone who feeds the dataA dashboard is only as good as the hours behind it, so the time tracker had to be fast for every employee, not just PMs.

Next project XertiFlow — complex workflows →

Caso de estudio · Herramienta interna B2B · LoopStudio · 2025

HUB — todo el equipo en una vista, para que los PMs decidan mejor.

La herramienta interna de LoopStudio para monitorear a todo el equipo de trabajo: quién está disponible, en qué se va cada hora y cómo vienen realmente los proyectos, para que los Project Managers tomen las mejores decisiones para la empresa.

Rol: UX/UI Designer
Tipo: Herramienta interna B2B
Alcance: Talent pool, time tracking, dashboard para PMs
Usuarios: Project Managers y todo LoopStudio

3 pilares

Talent pool, time tracker y dashboard, conectados

Todo el equipo de PMs

la adoptó como su herramienta

Para todos

pensada para todo LoopStudio, no solo para los PMs

1 vista

para horas, disponibilidad y facturación

01 · El problema

La información existía. Solo que no estaba en un solo lugar.

Cada fin de mes, los Project Managers dedicaban mucho tiempo a armar reportes del equipo. Los datos estaban en distintas fuentes y había que compararlos a mano, lo que hacía difícil ver quién estaba disponible, en qué se iban las horas y qué clientes se estaban sub-facturando.

Lo que aprendimos entrevistando a PMs

Las horas se reportaban de menosSin una forma fácil de cargar el tiempo, el esfuerzo real detrás de cada proyecto era invisible.

Los datos estaban dispersosLa información vivía en varias fuentes, así que cada reporte implicaba cruzar datos a mano.

Objetivos

Centralizar los datos operativos
Decisiones más informadas
Simplificar la carga de horas

02 · La solución

Tres pilares, una sola fuente de verdad.

Cada pilar responde una pregunta que los PMs antes respondían preguntando o abriendo planillas.

01 · Talent pool

Ver quién está disponible, y cuándo.

Había personas contratadas por 8 horas trabajando en un proyecto de 4, y otras con un proyecto que terminaba en marzo y quedaban libres en abril. El talent pool hace visible esa capacidad, para que los PMs asignen el trabajo nuevo a quienes realmente están disponibles.

Para: Project Managers

Vista de Ops & Finance con cards de proyectos, project managers y equipos

02 · Time tracker

Cada hora, cargada donde ocurrió.

Todos en LoopStudio cargan en qué trabajaron durante su día, por cliente y tarea. Con el tiempo, eso muestra cuánto lleva realmente cada tipo de tarea en cada proyecto: la base para estimar mejor.

Para: todo LoopStudio

Time tracker: una vista semanal para cargar horas por cliente y tarea

03 · Dashboard para PMs

Contratado vs. real, de un vistazo.

Los PMs cargan las horas contratadas de cada proyecto y el dashboard las compara con las horas realmente cargadas: horas facturadas, no facturables, sobreestimaciones y la diferencia por proyecto.

Para: Project Managers

Hours reported in: días facturables, feriados y horas facturables vs. no facturables por persona y proyecto

Las pantallas muestran datos de ejemplo. Las cifras reales son confidenciales.

03 · Decisión clave

Mostrar menos números: los que impulsan decisiones.

El dashboard podía mostrar todo, y ese era el riesgo. Prioricé las pocas métricas sobre las que los PMs realmente actúan, para que las señales importantes, como un proyecto sub-facturado, se vieran de un vistazo en lugar de perderse en una tabla.

Horas facturadasCon la tendencia contra el mes anterior.
Horas no facturablesDónde el esfuerzo no se convierte en ingresos.
Horas sobreestimadasDónde hay que ajustar la planificación.
Planificado vs. realPor proyecto, con la diferencia destacada.

04 · Estado e impacto

De perseguir datos a fin de mes a una vista compartida.

Seguía en desarrollo cuando me fui de LoopStudio en marzo de 2026, y el equipo de PMs ya la estaba usando.
Pensada para reemplazar el cruce de datos de fin de mes por una vista centralizada.
Construida para que los PMs detecten proyectos sub-facturados y ajusten tarifas, contratos y asignación.

Lo que aprendí

Simple le gana a completoLas herramientas internas con datos complejos necesitan interfaces claras y simples: priorizar las métricas críticas hizo que el rendimiento fuera fácil de leer.
Diseñar para quien carga los datosUn dashboard es tan bueno como las horas que hay detrás, así que el time tracker tenía que ser rápido para todos, no solo para los PMs.

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